Dział kadr niezbędny w każdej firmie

W większych organizacjach na porządku dziennym są ciągłe telefony do zespołu HR, pytania dotyczące planów urlopowych, wynagrodzeń czy kwestii socjalnych. Średnio każdy etatowy pracownik kontaktuje się z działem kadr przynajmniej kilka razy w ciągu roku. Zgłaszane problemy i pytania mogą być naprawdę bardzo zróżnicowane – od mało istotnych, po wymagające zaangażowania całego zespołu. Najczęściej jednak pracownicy kontaktują się z działem HR w kwestiach związanych z urlopami lub chorobami, rozliczeniami podatku dochodowego, szkoleniami i wynagrodzeniami. Biorąc pod uwagę fakt, że zespoły HR zwykle nie należą do zbyt licznych, to taka liczba zgłoszeń może sparaliżować funkcjonowanie działu kadr nawet w stosunkowo niewielkich firmach. Dodatkowo, taki model komunikacji jest dość kosztowny: organizacja utrzymuje etaty pracowników HR, aby przekazywali oni dane, które są gromadzone niemal w każdym rozwiązaniu informatycznym wspierającym pracę zespołów HR. A zamiast tego można by zaangażować tych pracowników w zadania przynoszące konkretne korzyści dla przedsiębiorstwa, na przykład w postaci programów rozwoju kompetencji. Zespół HR w tradycyjnym modelu pracy staje się call center, nie dodając żadnej wartości ani dla pracowników, ani dla pracodawcy.

Wyjścia z takiej sytuacji są dwa. Pierwsze to zwiększyć zatrudnienie w dziale HR. Drugie – sięgnąć po dość powszechne dziś rozwiązania informatyczne i przenieść komunikację z pracownikami do warstwy elektronicznej, co jednocześnie usprawni wymianę informacji i da przestrzeń do realizacji nowych zadań merytorycznych w obszarze HR.

Wszystkie sprawy w jednym miejscu

Za pośrednictwem wewnętrznego, bezpiecznego portalu pracownicy mogą mieć dostęp do wielu informacji – także tych wykraczających poza obszar HR. W ramach portalu pracowniczego możliwe jest zamieszczenie informacji o wynagrodzeniach, dostępnych urlopach czy przypisanym wyposażeniu służbowym. Portal może także pełnić rolę bazy wiedzy obowiązujących w firmie regulaminów oraz zasad.

Warto również umożliwić pracownikom edycję niektórych informacji, np. danych teleadresowych, by informacje podatkowe były poprawnie przekazywane do zainteresowanej instytucji zewnętrznej. Rola portalu nie sprowadza się jedynie do funkcji informacyjnej. Może on bowiem pełnić rolę dwukierunkowego kanału komunikacji. I tak, za pośrednictwem portalu pracownika możliwa jest realizacja zgłoszeń awarii, zapotrzebowania na sprzęt, zapisów na szkolenia, wniosków urlopowych, wyjazdowych i zaliczkowych. Portal taki staje się też rozwiązaniem idealnym dla koordynacji planów urlopów oraz zastępstw. Nie powinno więc dziwić, że wszelkiego rodzaju samoobsługowe rozwiązania pracownicze stale zyskują na popularności.

Cenne korzyści i ułatwienia

Rozwiązanie takie stanowi również ułatwienie dla pracowników oczekujących szybkiej i sprawnej obsługi, często w bardzo prostych sprawach. Portal pracowniczy, stając się niejako twarzą działu HR, pozwala zautomatyzować najczęściej wykonywane zadania kadrowo-płacowe. W wyniku tego zespół HR może zająć się bardziej złożonymi sprawami pracowniczymi lub realizacją działań o dodatkowej wartości dla firmy.

Chodzi tu przede wszystkim o zwiększenie nakładów pracy związanych z obsługą procesów szkoleniowych i rekrutacyjnych. Działania szkoleniowe wymagają bowiem często strategicznego, kompleksowego planowania, pozwalającego odpowiednio nakierować i najlepiej rozwinąć indywidualne kompetencje pracowników. Procesy rekrutacyjne nie są mniej pracochłonne. Wykorzystując firmowy portal pracowniczy, zespół HR ma możliwość na większą skalę realizować działania wnoszące wartość dodaną dla firmy, w minimalnym stopniu zaś działa jako biuro obsługi zapytań ważnych, ale nieprowadzących do wzrostu przychodów lub obniżania kosztów. A zatem można z całą pewnością stwierdzić, że portal pracowniczy jest rozwiązaniem win-win dla wszystkich stron procesu obsługi pracowników.