Czym jest outsorcing?

Angielskie określenie outsourcing oznacza zlecanie wybranych usług wyspecjalizowanym firmom. Ten trend rozpoczęły firmy oferujące sprzątanie biur, dotychczas najczęściej spotykane w Polsce. Tymczasem outsourcing informatyki nie jest u nas tak powszechny, choć jego popularność szybko wzrasta.

Pojęcie informatyki firmowej jest jednak tak szerokie, że nie ma jednego sposobu zlecania związanych z nią usług. Niemal wszyscy – użytkownicy indywidualni, jak również firmy – korzystają z najbardziej rozpowszechnionych form outsourcingu informatycznego, czyli dzierżawy skrzynek pocztowych. Nikt nie kupuje serwera, a jedynie usługi oferowane przez dostawców usług internetowych po niewygórowanych cenach.

Gradacja usług

Stosunkowo wcześnie firmy zaczęły korzystać z kolokacji, czyli z “przechowalni” serwerów. Serwery wymagają odpowiedniego środowiska pracy, czyli klimatyzacji, właściwego zasilania i kontroli dostępu. Stąd też klient zostawiał własne urządzenia w profesjonalnej serwerowni, jednak musiał stale nadzorować system, instalować poprawki i łaty systemów operacyjnych, jak również zarządzać systemem kopii zapasowych.

Dlatego pojawiły się bardziej zaawansowane poziomy usług, odciążające firmę od wszelkich zabiegów związanych z systemem operacyjnym i sprzętem. Na kolejnym etapie kolokacji klient może także oddać w outsourcing systemy kopii zapasowych. Wówczas serwery klienta podłączane są do centralnego systemu backup’owego, a wykonywanie kopii zapasowych i ewentualne odzyskanie danych po awarii systemu należy do outsourcera, czyli dostawcy usług outsourcingowych.

Kolejnym etapem outsourcingu jest hosting. W tym przypadku firma nie kupuje już własnych serwerów, a jedynie dzierżawi przestrzeń dyskową oraz moc obliczeniową serwerów. Hosting stanowi bazę dla kolejnego rodzaju usług, czyli outsourcingu systemów informatycznych. Przedsiębiorstwa często zlecają firmie zewnętrznej nadzór nad swoją aplikacją do zarządzania, dlatego powstała grupa outsourcerów wyspecjalizowana w tego typu usługach. Należy do nich firma itelligence, która jako pierwsza w Polsce zaoferowała kompleksowe usługi outsourcingowe SAP. W swoim Centrum Systemów Informatycznych w Tarnowie Podgórnym, obsługuje zdalnie ponad 30 przedsiębiorstw korzystających z systemu SAP do zarządzania firmą.

Tu są korzyści

Wszystkie rodzaje outsourcingu mają jedną wspólną cechę. Umowa zawierana przy tego rodzaju kontraktach gwarantuje ustalony poziom usług (tzw. umowa Service Level Agreement). Oznacza to, że na outsourcerze spoczywa ściśle określona odpowiedzialność za fragment firmowej informatyki klienta. To rozwiązanie jest wygodne dla przedsiębiorstw, dlatego też wiele umów serwisowych jest obecnie przekształcanych w kontrakty outsourcingowe. Pewnym wyjątkiem od tej reguły jest dzierżawa aplikacji (tzw. ASP), czyli usługa, która w Polsce nie zdobyła dużej popularności ze względu na cenę łącz, ale ma grupę swoich wiernych klientów zwłaszcza wśród użytkowników programów finansowo-księgowych.

Wymienione rodzaje usług należą do outsourcingu operacyjnego, który ma na celu redukcję kosztów i maksymalizację zwrotu z inwestycji w firmową informatykę. Innym rodzajem outsourcingu jest outsourcing strategiczny, zwany totalnym lub pełnym. Polega on na powierzeniu outsourcerowi całości rozwoju informatyki w przedsiębiorstwie. Korzyści należy szukać nie tylko w redukcji kosztów, ale jednocześnie w dostępie do najnowszych technologii i uwolnieniu zasobów mniej istotnych z punktu widzenia przewagi konkurencyjnej. Taki outsourcing jest również strategiczny dla outsourcera, bowiem przejmując zasoby klienta, przejmuje on tym samym nowe kompetencje, które może zaoferować nowym klientom.

Wybór rodzaju outsourcingu

Decyzja o wyborze rodzaju outsourcingu zależy od stadium rozwoju firmy i używanych narzędzi informatycznych. Jeśli firma korzysta ze specyficznych systemów, to trudno jej będzie znaleźć outsourcera, któremu pełen outsourcing będzie się opłacać. Model outsourcingu polega przecież na ujednoliceniu obsługi kilku klientów, a przy rzadko spotykanym systemie trudno taką grupę zgromadzić.

Pełen outsourcing będzie się opłacał firmom o rozproszonej strukturze, które oprócz systemu centralnego, muszą utrzymywać łącza telekomunikacyjne. Dla nich kluczowe jest bezpieczeństwo systemu oraz zapewnienie dostępności usług w wielu lokalizacjach. Hosting natomiast jest opcją wartą rozważenia przez firmy, które nie chcą mieć kłopotu ze sprzętem. Kolokacją powinny zainteresować się firmy, które wynajmują powierzchnię biurową i nie opłaca im się inwestować w wynajęte pomieszczenia. Z kolei zdalna administracja opłaca się mniejszym firmom, które mogą zaoszczędzić na kosztach osobowych.

Trzeba pamiętać, że decyzja o wyborze rodzaju outsourcingu zawsze powinna być oparta na przesłankach ekonomicznych, co wymaga umiejętności określenia dotychczasowych kosztów działu IT i spokojnego rozważenia wszystkich argumentów.